Models organitzatius (II)

Està de més comentar la necessitat fonamental de tota organització de millorar contínuament els seus processos interns per ser cada vegada més competitiu en una indústria ferotge on el que no canvia desapareix. Dia a dia creix la competència, noves empreses estan disposades i tenen la capacitat de brindar més valor al client a un preu igual i, en molts casos, menor que el proposat per les nostres empreses. A això li podem afegir també els no gaire bons controls duaners nacionals que permeten l’ingrés de mercaderia sense el pagament d’impostos degut, aspecte que genera que molts productes estiguin disponibles per a la compra a preus molt atractius i que existeixi competència deslleial.

Per mantenir les nostres empreses hem de buscar l’eficiència organitzacional, però això no està en discussió per a cap gerent o funcionari. Establir el pas a seguir no és per a res senzill, ni una cosa que pugui prendre’s a la lleugera amb decisions subjectives. Diverses organitzacions nacionals han iniciat processos d’implementació de sistemes de gestió de la qualitat, l’establiment de cercles de qualitat, l’ús del 6 sigma, aplicació de la metodologia de les 5S, entre d’altres, però no han tingut l’èxit esperat i publicitat prèvia implementació al ser peces d’un trencaclosques col·locades en lloc erroni.

El primer que cal fer és determinar on es troba ara, cap estratègia no pot ser verificada en la seua eficàcia si no té un estat inicial (abans d’aplicar-se) i un estat final (després d’aplicar-se) per comparar els canvis. Després determinar on es vol arribar per tenir un rumb definit.

Conèixer i tenir clar l’actual rendiment (optimització de recursos) dels processos és vital per elaborar els plans de millora per al futur. Tingui en compte que vostè ha de prendre decisions partint de la informació real i no davant de subjectivitats.

Tota organització que busqui l’optimització dels seus processos ha de treballar amb un enfocament basat en el client, on s’analitzi els usos i expectatives que li dóna i té el client, i no partint del que nosaltres creiem que el client farà o espera del producte.

Analitzi. Els problemes continus d’una organització no es donen perquè els funcionaris estiguin disposats a equivocar-se, més aviat es donen per una pobra comunicació interna, per falta de coordinació i per processos mal dissenyats i planificats. Determini els factors crítics dels seus canals de comunicació i dels seus processos, analitzi per què són crítics i com es pot millorar el procés perquè augmenti la probabilitat de satisfacció al client intern o extern següent.

Estableixi una cultura de disciplina, però no amb normes rígides; no tingui, com moltes empreses, regles rígides de compliment flexible, més aviat estableixi normes i regles flexibles de compliment rígid, obtindrà millors resultats. Asseguri’s que s’estableixi en cada una de les àrees i processos de la seua organització.

Dissenyi programes de capacitació que es basin en els resultats de l’anàlisi de les expectatives i necessitats del client sobre el producte o servei que ofereix. Avaluï l’aprofitament d’aquesta capacitació de forma pràctica i teòrica. Recordi que la capacitació no aplicada és una inversió tirada a l’aigua. Faci conèixer als seus funcionaris els resultats d’aquestes capacitacions perquè siguin conscients del seu nivell d’aprofitament.

Treballi en el desenvolupament d’una cultura de compromís amb la millora contínua, però sobretot comenci amb vostè mateix. És molt diferent dir que està compromès que treballar demostrant aquest compromís en les activitats diàries.