Eficàcia individual (II)

Getting Things Done (GTD) és un mètode de gestió de les activitats i el títol d’un llibre de David Allen que en espanyol s’ha titulat Organízate con eficacia. GTD es basa en el principi que una persona necessita alliberar la seua ment de les tasques pendents guardant-les en un lloc específic. D’aquesta manera, no és necessari recordar el que cal fer i es pot concentrar a realitzar les tasques.

A diferència d’altres experts en gestió del temps, Allen no se centra en l’establiment de prioritats. Al seu lloc, ell insta a la creació de llistes de tasques específiques per a cada context, per exemple, una llista de trucades pendents o encàrrecs per fer a la ciutat. També suggereix que qualsevol nova tasca que pugui ser completada en menys de dos minuts hauria de ser feta immediatament. La psicologia de GTD es basa a fer fàcil l’emmagatzemament, seguiment i revisió de tota la informació relacionada amb les coses que necessites fer. Allen suggereix que molts dels bloquejos mentals en els quals ens trobem a l’hora de completar certes tasques vénen donats per una planificació insuficient. Segons Allen, és més pràctic fer-ho reflexionant-hi prèviament, generant una sèrie d’accions per fer més tard, sense necessitat de tornar a planificar-ho durant la seua realització.

Allen també afirma que el nostre “sistema de recordatoris intern” (la nostra memòria) és considerablement ineficient, i rares vegades recordem el que necessitem fer en el moment i al lloc en què podem fer-ho. Per tant, les “accions pròximes” emmagatzemades segons el context en un “sistema confiable extern” actuen com a suport que ens assegura que ho recordarem en el moment i el lloc adequats per a la seua realització. Hi ha molts consells i trucs sobre la gestió del temps detallats a Getting Things Done que poden ser-nos útils per posar en pràctica el flux de treball descrit per Allen.

Fem una breu descripció de GTD traduïda del llibre d’Allen Ready for Anything (Preparat per a qualsevol cosa).

Dipositar en cubells externs tot allò que necessitem recordar, realitzar o donar-li seguiment. Allen es refereix als correus electrònics, enregistradores, llibretes de notes, el PDA i agendes com a simples cistelles o cubells d’emmagatzemament. L’objectiu és treure-ho tot de la nostra ment i recollir-ho en algun d’aquests elements d’emmagatzemament per després processar-los. Després del processament, tots els cubells s’haurien de buidar almenys una vegada per setmana.

Quan estiguis processant el teu cubell, hauries de seguir estrictament aquest ordre:

–Començar sempre pel principi.

–No processar més d’un element alhora.

–No enviar de tornada al cubell cap element.

–Si un element requereix una acció per ser realitzat fes-ho. Si no és la teua tasca, delega-la adequadament. Si no ho pots delegar adequadament, informa que està llest per revisar-ho per l’àrea corresponent.

–Si un element no requereix una acció, arxiva’l com a referència. Rebutja’l si no és procedent. Deixa’l en quarantena si no pots portar-lo a terme en aquell moment.

Qualsevol sistema d’organització no és bo si gastem molt temps a organitzar les tasques en lloc de fer-les. David Allen afirma que, si simplifiques el procés d’organització, estaràs menys predisposat a la deixadesa o a la saturació amb un gran nombre de tasques obertes.