Eficàcia individual: Part III

Pots deixar de banda GTD, però el teu sistema ha de seguir unes pautes per evitar els components erràtics:

Quan t’arriba qualsevol assumpte i prens una decisió, al moment interromps la teua activitat. Dediques energia a canviar el focus d’atenció. Una petita fuga en la teua eficàcia. Si a més no disposes de la serenitat adequada (estàs enfadat, trist o simplement cansat), és probable que prenguis una mala decisió.

Si et proposen participar en un projecte personal o professional en un moment d’eufòria és probable que prenguis la decisió sense tenir en compte tot el que implica: el temps real de què disposaràs, a què has de renunciar o els beneficis indirectes (oportunitats, contactes i bons moments) que et pot proporcionar. Demorar la decisió unes hores o uns dies ajuda a decidir de forma més assertiva. Per això són tan importants els hàbits de capturar i transformar tot el que tinguis en les teues safates d’entrada. Disposes d’una via per evitar les interrupcions i saps que al processar dedicaràs tota la teua atenció a prendre les decisions oportunes en les condicions adequades.

Necessites revisar de forma sistemàtica els teus assumptes. Revisar sempre al mateix moment i amb els mateixos criteris. Crear un procés senzill i funcional:

–Una revisió diària de 10 minuts per veure què has fet avui i què faràs demà.

–Una revisió setmanal per revisar el sistema de llistes, decidir en què treballaràs la setmana vinent i revisar l’agenda.

Renunciar a revisar significa perdre la perspectiva del que tens i has de fer a continuació i acceptar la degradació del teu sistema de llistes.

No perdis el temps pensant i repensant el teu sistema de llistes. Crea un sistema de llistes que s’ajusti a la teua realitat i centra’t en la teua activitat. Treballar en el teu sistema de llistes dóna sensació de control, però no t’aporta res en concret.

Aquí tens unes idees sobre com muntar el teu sistema de llistes amb GTD, Autofocus, o un de personalitzat segons les necessitats:

–Busca un suport per implementar-ho senzill i directe: paper i bolígraf, una eina senzilla o una cosa específica per al teu mètode.

–Qui soluciona els teus problemes ets tu.

Canvia la manera de relacionar-te amb la teua activitat, això inclou com la dus a terme. Segons la teua energia –capacitat d’atenció i concentració–, en un moment concret pots assumir unes o altres tasques.

Divideix la teua llista d’accions segons l’exigència (alta, mitjana, baixa) perquè et serveixi de guia sobre què fer segons el teu estat actual.

Crea una llista de petites accions que puguis fer en qualsevol moment per omplir buits en la teua jornada.

El meu darrer consell està fora del sistema de productivitat.

Estableix límits a la teua activitat. No deixis que el treball envaeixi totes les altres coses ni caiguis en la trampa de mantenir-te ocupat malgastant temps de qualitat per a l’esbarjo.

Fixa senyals per deixar de treballar. Poden ser alarmes o bé la revisió al final del dia.

Saber desenganxar-se de l’activitat cada dia i descansar durant el cap de setmana és tan important com donar-ho tot quan et centres en l’activitat per si mateixa.