Lean, feu-ho diferent

Millora les coses, a poc a poc. Assegura’t que el procés que ha causat problemes al matí no els causarà a la tarda. La manera d’augmentar la productivitat és reconèixer els problemes en el moment que es produeixen i realitzar les millores necessàries perquè no tornin a passar.” Excel·lent reflexió de Taiichi Ohno, enginyer que va implantar a Toyota, tota una filosofia de treball en què es basa la metodologia Lean.

És una cultura, una manera de pensar i una forma de fer diferent. Totalment orientada al client, aquesta filosofia pretén eliminar amb la utilització de diverses eines tot el que no aporta valor, perseguint l’eficiència. Es fonamenta en el respecte a les persones i en el compromís, i aplicada a la gestió pot millorar de forma considerable els resultats en una organització. Encara que el Lean s’inicia en el sector de la producció, és totalment aplicable al dels serveis.

La metodologia Lean identifica vuit MUDA o desaprofitaments: sobreproducció, sobreprocessament, sobreinventariat, temps d’espera, transports de materials o informació per mala planificació, moviments innecessaris, errors, fallades o defectes, i finalment desaprofitar el talent.

Observi al seu voltant, quants passos innecessaris fem al final del dia? Quants temps d’espera ha de patir el client intern i el client extern de la seua organització? Ha identificat tasques duplicades? Tasques que s’han de repetir per fallos o errors? Quants correus electrònics són necessaris per executar una acció? Amb tot l’inventari que hi ha al seu magatzem trobaria el que realment necessita? Trobaríem infinitat d’exemples. N’hi ha prou amb pensar en espais físics dissenyats amb tan poc cervell que, encara que estèticament són atractius, tenen una funcionalitat 0, estructures que ocasionen transports de material o moviments innecessaris de persones. Revisem també tot el circuit d’alguns documents viatjant en sobres interns... una forma de dificultar i fins i tot aturar projectes.

Per eliminar els denominats MUDA, és indispensable el coneixement al detall dels processos, que és el que ens permetrà portar a terme una anàlisi precisa per poder aplicar accions de millora i implantar canvis. Per a tot plegat serà essencial atansar-se al genba, paraula japonesa que fa referència al lloc on es duu a terme l’acció.

Imprescindible observar amb mirada Lean el procés, analitzant cada pas. Probablement detectaríem més que passos, travessies innecessàries.

El Lean compta amb un ampli ventall d’eines mereixedores d’un article cadascuna: el Value stream mapping, per analitzar la cadena de valor i identificar els desaprofitaments; el Just in time, just a temps; les 5 S, basades en la neteja, l’ordre, l’organització, l’estandardització i la disciplina; la gestió visual; el poka yoke, a prova d’errors... i moltes altres de totalment aplicables a qualsevol realitat.

En la implantació del Lean management és primordial un estil de lideratge facilitador i desenvolupador d’equips que generi confiança i convicció en la solidesa del mètode. Líders que comptin amb l’opinió de tots els implicats en els diferents processos i estiguin entrenats a donar feedback d’utilitat i constructius. Líders que tinguin com a objectiu generar valor optimitzant els recursos a través del talent de les persones.