L'èxit de la teua eficàcia

Energia i temps són incompatibles. Hem de conservar la nostra energia professional a través d’una efectiva canalització de la gestió del temps. Segons un recent estudi elaborat per Harvard Business School, el 45% dels treballadors afirma que, l’últim any, les seves tasques laborals han augmentat a causa de les noves tecnologies que permeten treballar en remot, repartir la feina o crear nous canals de comunicacions. Tanmateix, lluny de suposar una millora en el rendiment de les companyies, que un treballador estigui exposat a la coneguda multitasca pot suposar una reducció de fins al 40% de productivitat.

El temps és el gran damnificat per aquesta realitat. Es tracta d’un dels nostres actius més valuosos, però en moltes ocasions ens perdem en tasques que aporten molt poc valor o no en finalitzem cap. Això ens porta a no realitzar el treball veritablement important o assolir terminis, la qual cosa té com a resultats baix rendiment, estrès o frustració. Hem d’aprendre a prioritzar i a gestionar el temps. Vegem el decàleg d’Execoach:

1. No abastar-ho tot. Tota persona que hagi assolit l’èxit sap que és impossible incloure totes les nostres activitats i, sobretot, fer-les bé. Hem d’aprendre a prioritzar les activitats importants per al nostre càrrec i organització.

2. Dedicar 10 minuts diaris a la planificació. Així podem evitar que el tsunami de tasques diàries ens desbordi. El més recomanable és organització també setmanal i mensual. Ens pot resultar de gran ajuda comptar amb una agenda.

3. Marcar objectius ambiciosos a llarg termini per aconseguir que la nostra ment estigui al més focalitzada possible, i evitar així entrar en la rutina del curtterminisme.

4. Definir objectius diaris. Per aconseguir una sensació de control i autoconfiança, és important determinar un parell d’objectius al dia poc ambiciosos i concrets. Han d’anar alineats amb els nostres objectius a llarg termini. El fet d’observar que dia a dia anem complint l’establert generarà una gran motivació.

5. Evitar la multitasca. A l’aplicar-la fem que el nostre focus d’atenció es divideixi amb cada una de les activitats que estiguem realitzant i no ens centrem al 100%, per la qual cosa la qualitat es veu disminuïda.

6. Comptar amb els imprevistos. Quan organitzem la nostra agenda amb les tasques diàries, és un gran error fer-ho comptant amb el total d’hores de feina ja que, inevitablement, durant la nostra jornada laboral sorgeixen imprevistos que faran que ens sentim frustrats i incompetents al no poder complir el que havíem programat.

7. Aprendre a dir no. En moltes ocasions, tendim a no establir límits a aquells caps o companys que irrompen en la nostra feina amb tasques de menor importància. Hem d’aprendre a marcar uns límits raonables i entendre que no passarà res de dolent, sinó que els que treballen amb nosaltres començaran a conèixer els nostres límits i a valorar-nos.

8. Dedicar un 30% a tasques importants i no urgents. Una de les principals claus per obtenir més eficiència és dedicar temps a aquelles tasques importants i no urgents.

9. Delegar les coses de menor importància. Pensar que realitzant-les nosaltres mateixos tardarem menys temps és un error. Sentir-se còmode no tenint el control de tot és una cosa que s’ha de treballar.

10. No ajornar les tasques difícils. Si abordem aquestes tasques en curt període de temps, no patirem estrès a l’estar contínuament recordant-nos-en.

Crec que en aquest decàleg hi ha moltes claus de la nostra productivitat i com a conseqüència la nostra eficàcia com a professionals en el món empresarial, però també com a éssers humans. I depèn de vosaltres, lectors, que així sigui i així passi en les vostres vides.