Augmenta la productivitat

La regla dels dos minuts sorgeix del mètode Getting Things Done (GTD) de David Allen, expert en productivitat. Ell afirma que la major part de les tasques que ajornem no són difícils de fer, sinó que simplement evitem iniciar-les i s’acaben quedant als llimbs i sense fer. Doncs bé, dit això, la regla dels dos minuts consisteix que si pots fer alguna cosa en menys de dos minuts, fes-la. No ho planifiquis ni ho ajornis. Fes-ho en el moment en què sorgeix. Fàcil. Tan fàcil que de vegades se’ns oblida.Et poso un exemple. Estàs a punt de començar una tasca, però t’arriba un email. No tardes més d’un minut a contestar, però decideixes posposar-ho i sumar-ho a la llista de coses per fer. Aquell mateix moment es repeteix al llarg de la teua jornada durant unes altres sis vegades i quan estàs a punt d’acabar el dia, tens una llista amb set tasques extra que et fan molta mandra de resoldre. Si les haguessis fet en el moment en què havien sorgit, encara que no fossin prioritàries, hauries acabat amb la llista neta.El motiu és que una tasca que et porti més temps es pot fer en menys temps. No és tan embullat com creus si escoltem la llei de Parkinson de què vam parlar l’altre dia: “El treball s’expandeix fins a omplir el temps disponible perquè s’acabi.” Si tenim assignada una hora per a una tasca i li traiem un minut, creus que no acabaràs a temps? Acabaràs, i a més tindràs recollides aquestes petites engrunes que sorgeixen de forma inevitable durant el treball.El que persegueix la regla dels dos minuts és evitar la procrastinació i reduir la llista de tasques per fer, una cosa que treballant des de casa es multiplica. En el meu cas m’ha resultat especialment pràctic per mantenir la casa i el meu espai de treball ordenats. Ordre que ja ens va explicar la ciència que era imprescindible per treballar, perquè el desordre i la desorganització tenen un efecte acumulatiu als nostres cervells molt poc beneficiós.Et poso un exemple: m’arriba una carta del banc que llegeixo. La deixo a sobre de la taula. Podria haver-la llençat a les escombraries que tinc a la cuina. Tardo 10 segons a aixecar-me i llançar-la a reciclar. Tanmateix, la deixo sobre la taula. I després d’aquesta carta un altre paper més. I un altre. I un més. I més i més fins que la taula sobre la qual treballo està plena de coses per fer que mai no faré.Segur que Marie Kondo estimaria aquest truc que jo he aplicat, per exemple, per mantenir la cuina endreçada. Et poso en context. Soc una dona que viu sola i que té poc temps, i el que menys m’agrada és dedicar-lo a netejar. Si durant la setmana segueixo la regla dels dos minuts, no tinc la sensació que la casa estigui feta un desastre i quan acabo de treballar puc descansar, prendre’m una copa de vi i llegir un llibre.Ficar al rentaplats la tassa del cafè. Fregar la paella després de fer-me un filet a la planxa. Guardar la torradora al seu lloc després d’utilitzar-la. Totes aquestes tasques no em comporten més de 30 segons cada una, i si les faig al moment, la casa es manté més ordenada i jo estic menys atabalada amb tot el que he de fer quan acabi la jornada laboral, per la qual cosa em centro millor en la feina i soc més productiva.Tan fàcil com això.