Productivitat i correu

Obrim la safata del correu electrònic i en veiem un que no és urgent però tampoc el podem eliminar. El posem a la llista de tasques pendents? O com ho fem per marcar-lo per veure’l més endavant i fer la feina pendent? N’hi ha prou amb marcar-lo com a no llegit o aquesta no és una bona fórmula? I què en fem, dels correus que ja hem respost? Han de quedar al llistat infinit de correus de la safata principal? No hi ha una única resposta. De fet, n’hi ha tantes com possibilitats existeixen dins de cada plataforma i servei.

Amb els anys, aplicacions universals de correu, com Outlook o Gmail, han anat incorporant eines i especificitats per mirar d’ajudar-nos en la productivitat diària, afegint un gestor de tasques adjunt o, en el cas de Gmail, reformant tota la safata d’entrada amb aquell intent de fa uns anys que donava prioritat als correus importunats que no va acabar de quallar per la dificultat d’entendre la nova plataforma.

Com deia, hi ha infinitat de trucs i fluxos de treball que ens poden facilitar la vida, com utilitzar l’eina de marcar amb una bandera, pintar de colors cada correu segons la seva tipologia, o de crear carpetes temporals exclusives per als correus pendents de resoldre.

A Lleida, l’holandès Jeroen Sangers, especialista en productivitat personal, va crear fa anys la companyia El Canasto, que a través del seu web es dedica a aconsellar i a donar-nos trucs per tal de millorar un problema que és constant en les nostres feines.

Una d’elles és la regla Inbox Zero, idea que es basa a deixar cada dia la safata d’entrada a zero de missatges rebuts, bé portant-los a les carpetes temporals de tasques pendents o utilitzant altres metodologies per tal que aquesta feina diària no acabi resultant un problema.

Els recomano visitar el web de Sangers, que els resultarà molt útil i els donarà consells que podran aplicar al seu dia a dia.

El correu electrònic és una arma de doble tall que hem d’aprendre constantment a gestionar i a utilitzar amb les novetats que van incorporant tots els gestors més populars.