IFR Group: Un ERP per controlar tota l'empresa

Josep, comencem pel principi. Explica’ns què és un ERP. Un ERP (Enterprise Resource Planning - Sistema de planificació de recursos d’empreses) és una solució informàtica que el que fa és intentar donar resposta a totes les àrees d’una empresa, des de les més estàndards com la part de finances, les compres, les vendes, els recursos humans, a coses més particulars com la producció, la logística o el control de plantes que tenen les empreses. És una solució molt completa, que vol donar resposta a totes les àrees de l’empresa.

Bé, anem a un cas concret, un exemple pràctic. Qualsevol activitat que genera un moviment dins de l’empresa, com pot ser per exemple realitzar una factura. Per fer-ho cal recollir les dades dels clients, agafar la referència dels productes que vens, generar la factura i enviar-la al client. O quan reps material d’un proveïdor i el registres al sistema per fer inventari i que aparegui a l’estoc. Tot això són processos bàsics que es poden realitzar des d’un sol lloc, més automatitzat, centralitzat i, sobretot, molt més àgil i en pocs clics.

Llavors implementar un ERP sembla un avantatge. Sí, sobretot respecte al que es feia antigament, que eren moltes solucions individualitzades per a processos concrets. Ara els ERP aglutinen tot el que passa en una empresa en un sol programa. I quan dic tot és tot, des de les fitxes dels treballadors per al departament de recursos humans a tota la part de logística, estocs, magatzems, compres, clients... Un ERP permet tenir-ho tot amb una sola entrada de dades.

D’acord. El problema és que hi ha molts tipus d’empreses diferents, és a dir, que tenen necessitats diferents. A IFR Group creeu ERP personalitzats, o com ho feu per adaptar-vos a cada empresa? Crear ERP propis per a cada empresa seria impossible! El que fem a IFR és adaptar el programa base amb capes de personalització. Llavors, en funció de l’operativa de cada client l’anem adaptant preveient les seves necessitats. Això sí, aquesta personalització té un límit, i per això a IFR assessorem molt bé els clients de fins on poden arribar personalitzant el sistema, sobretot perquè no comporti cap problema d’operativa en un futur.

I a més personalització, més cost, clar. Sí, una personalització molt gran del sistema ERP allarga el seu desenvolupament, augmentant-ne també el cost. I és que un cop acabat el projecte és un producte que queda modificat i que s’ha de mantenir. És una altra part d’aquest cost que a vegades és difícil de pensar-hi des del primer moment.

I més temps de desenvolupament. També. El temps d’implantació d’un projecte estàndard és molt més ràpid que el que és una personalització, i té un fluxe dins del cicle de vida que s’allarga bastant. I per no parlar del risc. I és que com més elements hàgim d’intervenir més risc tindrem. Un ERP és un conjunt de funcionalitats que estan molt interconnectades entre elles, i si comencem a tocar-les hi afegim un risc, que hi pugui haver alguna ineficiència o algun error.

I com s’instal·la, o com el treballeu el vostre ERP? El primer que fem amb les empreses són sessions d’identificació de tots els processos, avaluem els usuaris, els departaments i les necessitats, i intentem traduir-ho al que ens pot aportar el sistema ERP que utilitzem, que és de Microsoft. Intentem adaptar-ho tot a l’estàndard dels processos de l’ERP, plantejant fins i tot canvis en la mateix empresa amb què treballem. Hem de pensar que l’ERP de Microsoft té processos predefinits que estan pensats per a les ments més brillants de les millors escoles de negoci del món, i que saben que un procés funciona d’una manera molt concreta.

Recomaneu fins i tot canviar processos de les empreses? Pensa que nosaltres hem treballat amb centenars d’empreses de tot tipus. Si a això li sumes l’experiència que tenim amb el sistema de processos de l’ERP que han creat ments brillants, és habitual que puguem recomanar algunes millores en el funcionament de les empreses. També és habitual que el client ens digui que no, que a la seva empresa s’ha treballat d’una determinada manera tota la vida. Ens hi trobem bastant, però després, al valorar la nostra aportació de millora, valoren fer uns canvis que en un futur poden ser més interessants i productius, i que permetran millorar l’operativa diària.

Ara suposo que va tot al núvol. Ha canviat el món dels ERP? Històricament, estaven instal·lats en servidors físics, a dins de la mateixa empresa, i ara efectivament va tot al núvol, cosa que aporta molts avantatges, com l’actualització automatitzada del programa en línia. Això també pot ser un inconvenient, torno a repetir, si ens trobem que hi ha massa personalització en les funcionalitats de l’ERP.

Quin és el motiu que tenen les empreses per canviar al vostre ERP? Potser el que veiem més són les que venen de programari antic. Hi trobem molta empresa familiar que ha anat creixent amb els anys, inclús molt ràpidament, i que els sistemes de gestió se’ls han quedat antics en pocs anys, deu o quinze. Això és molt important, ja que adaptar-se a tot el que surt nou al mercat permet seguir creixent i incloure noves àrees de forma ràpida. Abans parlàvem que un dels avantatges de l’ERP és aquesta major competitivitat que et pot donar en temps i costos davant la teva competència. Si ets capaç d’implantar canvis ràpids, la millora dels processos fan que tu siguis més competitiu i avui dia és una de les coses que més es busca en aquest sentit.

I oferiu formació? Sí, acompanyem tots els processos de l’ERP fins que el client sigui 100% productiu amb la nova eina. Resolem dubtes, importem dades antigues i oferim tot el que fa falta per ser autònom.

Què diries a les empreses que no utilitzen l’ERP d’IFR? Doncs que és un dels ERP més competitius que hi ha avui dia al mercat mundial. L’ERP de Microsoft és una solució molt destacada i nosaltres fa més de 30 anys que hi treballem de forma conjunta, per això podem aportar molt valor afegit de coneixement d’empresa i podem portar l’ERP a la màxima eficiència.

Quina és la valoració dels clients? La implantació d’un ERP és un projecte intens entre IFR Group i l’empresa, i per això al finalitzar-lo i veure que hem millorat la vida d’una empresa és un moment de satisfacció molt gran per a totes les dues parts.

Teniu molts clients que utilitzen l’ERP? Tenim molts clients que actualment estan fent el canvi de sistemes antics a nous. Avui estem ajudant moltes empreses a fer un salt qualitatiu amb ERP nous com el Dynamics 3.5 amb un potencial i unes característiques molt destacades.