Com convertir sis hores de feina a deu minuts

L’Anton ens rep a l’entrada de la seu de IASO, que es troba a Lleida, a l’antiga Nacional II, direcció Alcarràs. Li diem que la part comercial, plena de tendals, para-sols, tot tipus de pèrgoles i un gran mural amb els grans projectes de la firma lleidatana, com el sostre del gran Allianz Riviera de Niça, fa goig. Ens respon amb una primera primícia, i és que IASO començarà a remodelar el mostrari comercial de la nau de Lleida, amb la vista posada en el fet que s’apropen a la celebració dels 40 anys de la firma.

Anton, parlàvem de canvis a la botiga. També hi ha canvis a nivell intern o de gestió? Sí. Portem dos anys molt intensos després de la pandèmia i amb tot el tema de la transformació digital. L’any 2021 ens vam centrar molt en la qüestió de la ciberseguretat, amb una inversió forta. I aquest 2022 ens hem centrat molt a millorar tot el flux de processos de dades. Tot el que té a veure amb el reporting de dades, una altra aposta molt forta. Arran de tots aquests canvis ens hem adonat que teníem alguna carència o algun procés que no estava ben definit, i ara estem en procés de canvi i apostant fort per anar al detall de la dada.

Quin és l’objectiu d’optimitzar aquests processos? Aquests processos ens ajuden a tenir una bona dada. Si està tot ben estructurat i treballat des de la base, llavors es poden gestionar molt ràpidament i amb una feina mínima utilitzant programes específics, com el nostre ERP, que ens gestiona l’empresa lleidatana IFR des del 2019. Ells ens fan tota la part de consultoria i desenvolupament de l’eina sota la demanda nostra. 

Podríem posar un exemple d’aquesta agilitat o millora? Els exemples es veuen sobretot en la part del Power Automate, que surt de la necessitat del departament de finances de l’empresa de millorar una tasca manual que els ocupava sis hores setmanals. Vam traslladar el requeriment a IFR i ens va proposar una eina de Microsoft que ens permet automatitzar i fer fluxos de processos de forma molt fàcil, que ho pugui fer qualsevol usuari i que no comporti parts costoses de programació a mida.

Deies que ocupava sis hores setmanals. Ara ocupa...? Menys de deu minuts setmanals. És un procés que va sol, sense haver d’intervenir-hi. Apliques l’automatització i es posa en marxa. Deu minuts a la setmana.

De quin procés es tracta? Es tracta d’un procés financer de cancel·lació de risc bancari que abans tenia una persona ocupada durant sis hores setmanals i ara fem amb deu minuts.

Com explicaries què és el Power Automate? És brutal. Permet automatitzar processos, et permet fer fluxos de treball no només amb l’ERP, sinó que connecta qualsevol cosa que puguis fer amb un ordinador. Obre automàticament un Excel, hi introdueix dades d’una base de dades, després obre un navegador d’internet i fa tot el que puguis imaginar. Permet acabar amb totes aquestes tasques pesades, tedioses, monòtones i manuals que només porten problemes. I que a més poden comportar errors humans. A això també li hem dit adeu.

I què fa ara la gent que realitzava aquestes feines? Fa coses molt més valuoses per a l’empresa que van més enllà de posar informació a un programa informàtic.

Ja ho sabem perquè n’hem parlat moltes vegades, però ara et toca a tu: com definiries un ERP? Jo et diria que és on hi ha totes les dades d’una empresa. I cada empresa ho fa anar fins a allà on creu que ho pot portar o li pot ser útil. Nosaltres hi tenim cartera de clients, proveïdors, facturació, tota la part productiva i financera. I també hi tenim tota la gestió de projectes d’obres. Per a nosaltres és el nostre dia a dia.

Et pots imaginar l’empresa sense un ERP? No, seria impossible. Tornar al passat, amb les fulles d’Excel. Ara tornar a treballar així seria molt complicat.

Amb la teva experiència, què li recomanaries a una empresa gran, mitjana o petita que no tingui ERP? D’entrada que s’informés, perquè existeixen ERP, o programes de gestió, de molts tipus i adaptats a tots els reptes de les empreses. Hi ha ERP més petits que es dediquen a portar la comptabilitat i la facturació, o la cartera de clients i pressupostos, i n’hi ha, com nosaltres, que incorporen parts més específiques, de gestió de projectes, producció i logística.

No a l’Excel, doncs? Tot el que sigui amb intervenció humana sol comportar errors, que tard o d’hora arriben. I al final aquests errors, en una empresa gran com la nostra, poden ser molt perjudicials. És molt millor tenir una bona base de dades amb una bona integritat de dades i que no permeti que es pugui escapar res.

Dius que IFR no us va instal·lar aquest programa, oi? No, ho va fer un altre partner, i el 2019 vam contactar amb IFR perquè ens portessin la part de la consultoria i el desenvolupament. Nosaltres des de IASO gestionem el nostre dia a dia, però també sorgeixen necessitats que requereixen un consultor i una programació a nivell avançat. I aquesta és la part que ens aporta IFR. Ens proposen una solució i un pressupost d’hores i temps.

I si teniu algun dubte? Qualsevol dubte o problema de solució ràpida l’enllestim amb una consultoria en línia, d’una forma més instantània. La part de programació ja requereix d’un projecte de més abast i amplitud de mires.

N’esteu contents? Sí, molt.

En quin moment es troba IASO? Ara portem dos anys molt intensos canviant fluxos de treball. De la part que m’afecta, que és la de sistemes, puc dir que estem treballant i invertint en un gran projecte de ciberseguretat, i també en la part de dades i del reporting. Tenim en marxa un projecte molt ambiciós de transformació digital de l’empresa. Ara hem d’assentar les bases digitals, tenir-ho tot ben perfilat, per després poder créixer més.

Aquests projectes de futur inclouen IFR? Sens dubte. IFR és un molt bon partner, de confiança, d’una alta qualitat tècnica i amb molt bons consultors i programadors. A més, són del territori. Seguirem treballant amb ells, n’estic segur. Tant que ara, per agilitzar encara més la resposta d’IFR pel que fa a consultoria i en tasques de desenvolupament, incorporarem una persona d’IFR de forma subcontractada, que passarà a treballar per a nosaltres.