El impacto en empresas de la nueva ley de factura electrónica obligatoria

El pasado 28 de febrero el especialista en administración electrónica tributaria, Bartolomé Borrego, impartió una ponencia en el Colegio de Economistas de Lleida en la que explicó el nuevo marco normativo en materia de facturación, centrándose en la Ley Antifraude, la Ley Crea y Crece así como en los próximos Reglamentos de aplicación. Hablamos con él para conocer un poco más acerca de estas medidas y cómo pueden afectar a las empresas.

Bartolomé, ¿nos puede explicar cómo esas obligaciones afectan a las empresas? En la actualidad hay ya dos normas publicadas en el BOE que vienen a regular aspectos diferentes relacionados con la facturación. Por un lado, tenemos la Ley Antifraude, que tiene como objetivo luchar contra el fraude fiscal en materia de software, es decir, evitar la utilización de cualquier tipo de software que tenga un doble uso. Por otro lado, tenemos también la Ley Crea y Crece, que modifica una antigua ley del año 2007 y que ha establecido la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas.

¿A nivel técnico, qué obligaciones debe incluir el software? Los requisitos que se establecen con carácter general para el software vienen recogidos en la Ley Antifraude, y básicamente son aspectos puramente informáticos, como la integridad de los datos, la inalterabilidad de la información contenida en los registros –que no se puedan modificar sin dejar constancia de los cambios–, la legibilidad o la trazabilidad. En definitiva, se trata de una serie de requisitos técnicos que deben cumplir los software de gestión, contabilidad y facturación y que las empresas de gestión y desarrollo de software tendrán que garantizar a sus clientes facilitándoles una declaración responsable de dicho cumplimiento.Además, el Reglamento que se va a publicar próximamente establece unas obligaciones específicas en materia de facturación, como son, por ejemplo, que por motivos de seguridad de la información, las facturas tengan que estar identificadas con unos códigos QR o, también, que el software permita realizar la transmisión electrónica de los registros de facturación a la Agencia Tributaria de forma online, automáticamente y de forma prácticamente inmediata.

¿Puede darnos un calendario de aplicación de estas obligaciones? Contamos con dos calendarios de puesta en marcha. Por un lado, el relativo a los aspectos del software y de las nuevas obligaciones formales de facturación, que establece un calendario de entrada en vigor para todos los usuarios fijado en principio para el 1 de julio de 2024. Queda aún un poco de tiempo para adaptarse, aunque ya deberíamos haber empezado a interesarnos por este tema. Por otra parte, en materia de facturación electrónica, si se cumplen los plazos previstos, el calendario va a ser un poco mayor, de forma que se ha establecido un plazo de entrada en vigor para las grandes empresas (las que facturan más de 8 millones de euros al año), que será para la primavera de 2024, mientras que, para el resto de empresas, pymes, autónomos y profesionales, será de un año más, es decir, para la primavera del año 2025.

¿Cree que las empresas de software están preparadas para esta transformación digital? Las empresas de software sí. Muchas de ellas, como por ejemplo Wolters Kluwer, lleva mucho tiempo trabajando con la Agencia Tributaria, y vienen colaborando en el desarrollo de este tipo de software. Por lo que sus productos y servicios están preparados y a la espera de que se publique el Reglamento para empezar a usarlo. Lo que es importante es que las empresas sean conscientes de la necesidad de contar con un software de una empresa solvente, que ofrezca unas garantías y que responda de esas obligaciones establecidas por la Ley Antifraude. Así, aquellas empresas que utilicen un software descargado gratuitamente de una página web sin servicio de soporte, ni actualizaciones, ni mejoras, van a tener muy complicado el poder cumplir con estas nuevas obligaciones. Además, contar con empresas solventes va a permitir que, cuando llegue la obligación de la factura electrónica, ya estén más que preparadas para dar servicio a sus clientes.

¿Qué recomendaciones podría darnos? La primera recomendación que daría es que seamos conscientes de que estas dos nuevas Leyes, y las obligaciones que han establecido, han llegado para quedarse. Y que su incumplimiento puede generar sanciones muy importantes, tanto para las empresas fabricantes y comercializadores de software, como para los propios usuarios de los programas que no cumplan con la nueva ley. Hablamos de sanciones que podrían incluso llegar a poner en peligro la viabilidad de una empresa.La segunda recomendación es que, cuanto antes, empecemos a utilizar software que cumplan con la normativa, tanto la que ya está vigente como la que está aún por llegar. Además, me gustaría añadir que la factura electrónica va a suponer una verdadera transformación digital en el mundo de la empresa, que en muchos casos va a propiciar, incluso, cambios en el modelo de negocio, en los sistemas de gestión y va a implicar, sobre todo, un cambio de mentalidad en las organizaciones.

Concluiría, por tanto, invitando a todas las empresas a empezar cuanto antes con todas las adaptaciones que van a tener que llevar a cabo. Que, aunque pensemos que todavía queda mucho tiempo, la transformación que hemos de implementar no es cosa de una semana ni de un mes.Una de las empresas que en Lleida puede dar completa cobertura a todas estas cuestiones es Esofitec, consultora tecnológica que comercializa el software de Wolters Kluwer, que les puede ayudar con las adaptaciones o cambios que tendrán que realizar en sus software actuales, así como en la implantación de la próxima factura electrónica obligatoria.