El Departamento de Cultura propone un protocolo de conservación documental para archivos de asociaciones culturales

El Departamento de Cultura ha publicado el 'Protocolo de apoyo a los archivos de las asociaciones culturales en Catalunya', que aporta a las entidades culturales una primera aproximación a las herramientas metodológicas necesarias para emprender una gestión adecuada de sus documentos y evitar la pérdida de información.

El protocolo tiene como objetivo velar por su patrimonio documental, ofreciendo metodologías básicas para la gestión y conservación de los fondos documental de más de 5.000 asociaciones culturales activas repartidas por toda Catalunya.

El texto recomienda promover el ingreso en el archivo público más próximo, sin perder la titularidad de toda la documentación que ya no sea de uso cotidiano, con el fin de garantizar su preservación, su acceso y su difusión.

Así, de manera coordinada, la Dirección General del Patrimonio Cultural, competente en la vertiente de archivos y patrimonio documental, y la Dirección General de Cultura Popular y Asociacionismo Cultural, que aglutina estas asociaciones, han trabajado con las entidades estudiando sus fondos documentales.

El resultado de este análisis ha visualizado la necesidad de promover una acción coordinada que se materializa con la publicación del protocolo.Primera jornada de archivos y associacionisme. En concreto, la necesidad de crear este protocolo nace a raíz de la celebración, en octubre de 2019, de la Primera Jornada de Archivos y Asociacionismo, que provocó una creciente muestra de consultas relacionadas con la gestión documental de estas entidades, con un fondo patrimonial de un "alto interés histórico y cultural", según la directora general de Cultura Popular y Asociacionismo Cultural, Àngels Blasco.

Para la directora general del Patrimonio Cultural, Elsa Ibar, el protocolo es una herramienta para orientar unos primeros tratamientos documentales para las asociaciones, aportando pautas básicas tanto en el tratamiento analógico como|cómo digital, "buscando el equilibrio entre establecer unas pautas sencillas de aplicar para las entidades y asociaciones y el rigor del tratamiento archivístico".

El asociacionismo cultural ha sido, históricamente, un movimiento de fuerte cohesión social y participación ciudadana. La dinámica de este tejido ha comportado la existencia de un considerable volumen documental. Se trata de actividades que van desde el funcionamiento interno (actos de la junta rectora y cargos) a su expresión pública (concursos, premios y actividades para los socios), pasando por las comunicaciones con sus componentes o las relaciones externas con las administraciones o de otras asociaciones (hermandades, subvenciones, actividades de organización compartida y de otros).

Este volumen documental queda a menudo en manos de las mismas instituciones, las cuales no siempre disponen de lo que es necesario (espacio, recursos o personal) para que reciba el correspondiente tratamiento archivístico.

Ahora, con el fin de no poner en peligro una parcela del patrimonio documental catalán se crea este protocolo para ayudar a preservarlo.