Modelos organizativos (II)

Está de más comentar la necesidad fundamental de toda organización de mejorar continuamente sus procesos internos para ser cada vez más competitivo en una industria feroz donde el que no cambia desaparece. Día a día crece la competencia, nuevas empresas están dispuestas y tienen la capacidad de brindar más valor al cliente a un precio igual y, en muchos casos, menor que el propuesto por nuestras empresas, a esto le agregamos también los no muy buenos controles aduaneros nacionales que permiten el ingreso de mercadería sin el pago de impuestos debido, aspecto que genera que muchos productos estén disponibles para la compra a precios muy atractivos y que exista competencia desleal.

Para mantener nuestras empresas debemos buscar la eficiencia organizacional, pero eso no está en discusión para ningún gerente o funcionario. Establecer qué paso seguir no es para nada sencillo, ni algo que se pueda tomar a la ligera con decisiones subjetivas. Varias organizaciones nacionales han iniciado procesos de implementación de sistemas de gestión de la calidad, el establecimiento de círculos de calidad, el uso del 6 sigma, aplicación de la metodología de las 5S, entre otros, pero no han tenido el éxito esperado y publicitado previa implementación al ser piezas de un rompecabezas colocadas en lugar erróneo.

Lo primero que debe hacer es determinar donde se encuentra ahora, ninguna estrategia puede ser verificada en su eficacia si no tiene un estado inicial (antes de aplicarse) y un estado final (después de aplicarse) para comparar los cambios. Luego determine a dónde quiere llegar para tener un rumbo definido.

Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimización de recursos) de los procesos es vital para elaborar los planes de mejora para el futuro, tenga en cuenta que usted debe tomar decisiones en base a la información real y no ante subjetividades.

Toda organización que busque la optimización de sus procesos debe trabajar con un enfoque basado en el cliente, donde se analice los usos y expectativas que le da y tiene el cliente, y no en base a lo que nosotros creemos que el cliente hará o espera del producto.

Analice. Los problemas continuos de una organización no se dan por que los funcionarios estén dispuestos a equivocarse, más bien se dan por una pobre comunicación interna, por falta de coordinación y por procesos mal diseñados y planificados. Determine los factores críticos de sus canales de comunicación y de sus procesos, analice por qué son críticos y como se puede mejorar el proceso para que aumente la probabilidad de satisfacción al cliente interno o externo siguiente.

Establezca una cultura de disciplina, pero no con normas rígidas, no tenga, como muchas empresas, reglas rígidas de cumplimiento flexible, más bien establezca normas y reglas flexibles de cumplimiento rígido, obtendrá mejores resultados. Asegure que se establezca en cada una de las áreas y procesos de su organización.

Diseñe programas de capacitación que se basen en los resultados del análisis de las expectativas y necesidades del cliente acerca del producto o servicio que oferta. Evalúe el aprovechamiento de esa capacitación de forma práctica y teórica. Recuerde que la capacitación no aplicada es una inversión tirada al agua. Haga conocer a sus funcionarios los resultados de esas capacitaciones para que sean conscientes de su nivel de aprovechamiento.

Trabaje en el desarrollo de una cultura de compromiso con la mejora continua, pero sobre todo empiece con usted mismo. Es muy diferente decir que está comprometido, que trabajar demostrando ese compromiso en las actividades diarias.