Eficacia individual (II)

Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen que en español se ha titulado Organízate con eficacia. GTD se basa en el principio de que una persona necesita liberar su mente de las tareas pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y se puede concentrar en realizar las tareas.

A diferencia de otros expertos en gestión del tiempo, Allen no se centra en el establecimiento de prioridades. En su lugar, él insta a la creación de listas de tareas específicas para cada contexto, por ejemplo, una lista de llamadas telefónicas pendientes o recados que hacer en la ciudad. También sugiere que cualquier nueva tarea que pueda ser completada en menos de dos minutos debería ser hecha inmediatamente. La psicología de GTD se basa en hacer fácil el almacenamiento, seguimiento y revisión de toda la información relacionada con las cosas que necesitas hacer. Allen sugiere que muchos de los bloqueos mentales en los que nos encontramos a la hora de completar ciertas tareas vienen dados por una planificación insuficiente. Según Allen, es más práctico hacerlo reflexionando previamente sobre ello, generando una serie de acciones que hacer más tarde, sin necesidad de volver a planificarlo durante su realización.

Allen también sostiene que nuestro “sistema de recordatorios interno” (nuestra memoria) es considerablemente ineficiente, y rara vez nos acordamos de lo que necesitamos hacer en el momento y en el lugar en el que podemos hacerlo. Por tanto, las “acciones próximas” almacenadas según el contexto en un “sistema confiable externo” actúan como soporte que nos asegura que lo recordaremos en el momento y lugar adecuados para su realización. Hay muchos consejos y trucos sobre la gestión del tiempo detallados en Getting Things Done que pueden sernos útiles para poner en práctica el flujo de trabajo descrito por Allen.

Hacemos una breve descripción de GTD traducida del libro de Allen Ready for Anything (Preparado para cualquier cosa).

Depositar en cubos externos todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDA y agendas como simples cestas o cubos de almacenamiento. El objetivo es sacar todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los cubos deberían vaciarse al menos una vez por semana.

Cuando estés procesando tu cubo, deberías seguir estrictamente este orden:

–Empezar siempre por el principio.

–No procesar más de un elemento a la vez.

–No enviar de vuelta al cubo a ningún elemento.

–Si un elemento requiere de una acción para ser realizado hazlo. Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente. Si no lo puedes delegar adecuadamente, informa de que está listo para revisarlo por el área correspondiente.

–Si un elemento no requiere una acción, archívalo como referencia. Deséchalo si no es procedente. Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento. Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con un gran número de tareas abiertas.