El éxito de tu eficacia

Energía y tiempo son incompatibles. Debemos conservar nuestra energía profesional mediante una efectiva canalización de la gestión del tiempo. Según un reciente estudio elaborado por Harvard Business School, el 45% de los trabajadores afirma que, en el último año, sus tareas laborales han aumentado debido a las nuevas tecnologías que permiten trabajar en remoto, repartir el trabajo o crear nuevos canales de comunicaciones. Sin embargo, lejos de suponer una mejora en el rendimiento de las compañías, que un trabajador esté expuesto a la conocida multitarea puede suponer una reducción de hasta el 40% de productividad.

El tiempo es el gran damnificado por esta realidad. Se trata de uno de nuestros activos más valiosos, pero en muchas ocasiones nos perdemos en tareas que aportan muy poco valor o no finalizamos ninguna. Esto nos lleva a no realizar el trabajo verdaderamente importante o alcanzar plazos, lo que tiene resultados como bajo rendimiento, estrés o frustración. Debemos aprender a priorizar y a gestionar el tiempo. Veamos el decálogo de Execoach:

1. No abarcarlo todo. Toda persona que haya alcanzado el éxito sabe que es imposible abarcar todas nuestras actividades y, sobre todo, hacerlas bien. Debemos aprender a priorizar las actividades importantes para nuestro puesto y organización.

2. Dedicar 10 minutos diarios a la planificación. Así podemos evitar que el tsunami de tareas diarias nos desborde. Lo más recomendable es organización también semanal y mensual. Nos puede resultar de gran ayuda contar con una agenda.

3. Marcar objetivos ambiciosos a largo plazo para conseguir que nuestra mente esté lo más focalizada posible, y evitar entrar en la rutina del cortoplacismo.

4. Definir objetivos diarios. Para conseguir una sensación de control y autoconfianza, es importante determinar un par de objetivos al día poco ambiciosos y concretos. Tienen que ir alineados con nuestros objetivos a largo plazo. El observar que día a día vamos cumpliendo con lo establecido generará una gran motivación.

5. Evitar la multitarea. Al aplicarla hacemos que nuestro foco de atención se divida con cada una de las actividades que estemos realizando y no nos centremos al 100%, por lo que la calidad se ve disminuida.

6. Contar con los imprevistos. Cuando organizamos nuestra agenda con las tareas diarias, es un gran error hacerlo contando con el total de horas de trabajo ya que, inevitablemente, durante nuestra jornada laboral surgen imprevistos que harán que nos sintamos frustrados e incompetentes al no poder cumplir lo programado.

7. Aprender a decir no. En muchas ocasiones, tendemos a no establecer límites a aquellos jefes o compañeros que irrumpen en nuestro trabajo con tareas de menor importancia. Tenemos que aprender a marcar unos límites razonables y entender que no va a ocurrir nada malo, sino que los que trabajan con nosotros comenzarán a conocer nuestros límites y a valorarnos.

8. Dedicar un 30% a tareas importantes y no urgentes. Una de las principales claves para obtener una mayor eficiencia es dedicar tiempo a aquellas tareas importantes y no urgentes.

9. Delegar las cosas de menor importancia. Pensar que realizándolas nosotros tardaremos menos tiempo es un error. Sentirse cómodo no teniendo el control de todo es algo que se tiene que trabajar.

10. No posponer las tareas difíciles. Si abordamos estas tareas en corto periodo de tiempo, no sufriremos estrés al estar continuamente recordándolas.

Creo que en este decálogo hay muchas claves de nuestra productividad y como consecuencia nuestra eficacia como profesionales, pero también como seres humanos. Y depende de vosotros, lectores, que así sea y así ocurra en vuestras vidas.