Gemba, el lugar donde todo sucede

Lean es una filosofía y una metodología para la mejora de la eficiencia. Escribir sobre Lean es hablar de valor. “Las condiciones ideales para hacer cosas se crean cuando las máquinas, las instalaciones y las personas trabajan juntas para añadir valor sin generar ningún desperdicio”, frase atribuida a Kiichiro Toyoda, industrial japonés y fundador de Toyota.

Lean tiene sus orígenes en Japón. Taiichi Ohno, director y consultor de Toyota tras la crisis de la segunda guerra mundial, investigó a grandes productores en Estados Unidos y observando las cadenas de producción identificó que se producían grandes despilfarros. Lean identifica 8 desperdicios, denominados mudas: sobreproducción, sobreprocesamiento, sobreinventariado, tiempos de espera, movimientos innecesarios, transportes innecesarios, errores o defectos y despilfarro del talento.

Pensemos en cuántas tareas de las que realizamos a diario en nuestra empresa aportan poco o nulo valor y sin embargo consumen recursos. Seguro que identificamos tareas duplicadas, tiempos de espera significativos para recibir un material, una instrucción, una firma.. errores sistemáticos, o procesos que se retrasan.

La solución a todos estos efectos es implantar Lean.Ohno decía: “Todo lo que hacemos es observar la línea del tiempo desde el momento en que recibimos una orden hasta el punto en que recogemos el dinero. Y a través de ese análisis reducimos la línea del tiempo mediante la reducción de las tareas que no aportan valor.” Para implantar Lean es preciso llevar a cabo un diagnóstico de situación para conocer el punto de partida de la organización. El siguiente paso estaría orientado a capacitar a los miembros de la empresa para integrar la citada cultura.

La nueva filosofía implica gestionar el cambio, recordemos algunos de los 8 pasos de Kotter: crear sentido de urgencia, datos reales sobre la mesa, visión clara del cambio, crear coalición, comunicación del cambio...Una vez integrada la filosofía y entendido el método, es decir, el porqué y el cómo, será el propio equipo quien identificará y diseñará los nuevos procesos. Nadie mejor que los implicados conocen tan al detalle la operativa, el funcionamiento, los obstáculos, cada una de las actividades y decisiones. “Las normas no deben ser impuestas desde arriba, sino definidas por los propios operarios.” Frase también de Taiichi Ohno.

El conocimiento a fondo de la operativa es un elemento que junto a otros factores permiten al líder planificar y proyectar la estrategia.La implantación de los procesos, así como las diferentes herramientas que ofrece Lean, deberían contemplarse como un gran proyecto en el que debe estar implicada y participar toda la organización. Es fundamental crear grupos de mejora interdisciplinares que trabajen de forma conjunta para eliminar tareas innecesarias y gastos superfluos y busquen la calidad del servicio. Mapear la cadena de valor actual y la perspectiva de futuro con una de las muchas herramientas que ofrece Lean: el Value Stream Mapping.Indispensable conocer el gemba, el lugar donde todo sucede, donde se lleva a cabo el trabajo.

Hacer un recorrido por el gemba, el denominado gemba walk, cuando líderes y equipos observan el proceso de trabajo, interactúan e intercambian aprendizajes y exploran oportunidades de mejora. Definir el estándar para que pueda haber kaizen, es decir, kai-cambio, zen-a mejor.Se habla de líderes Lean como un estilo propio, pero en realidad no es otro que el estilo transformacional, un liderazgo 360º capaz de generar una influencia positiva desde diferentes dimensiones y basado en el respeto y la humildad que le permite seguir aprendiendo. Una organización Lean es aquella que tiene varios líderes en su equipo.