IFR Group: Un ERP para controlar toda la empresa

Josep, empezamos por el principio. Explícanos qué es un ERP. Un ERP (Enterprise Resource Planning - Sistema de planificación de recursos de empresas) es una solución informática que lo que hace es intentar dar respuesta a todas las áreas de una empresa, desde las más estándares como la parte de finanzas, las compras, las ventas, los recursos humanos, a cosas más particulares como la producción, la logística o el control de plantas que tienen las empresas. Es una solución muy completa, que quiere dar respuesta a todas las áreas de la empresa.

Bien, vamos a un caso concreto, un ejemplo práctico. Cualquier actividad que genera un movimiento dentro de la empresa, como puede ser por ejemplo realizar una factura. Para hacerlo hace falta recoger los datos de los clientes, coger la referencia de los productos que vendes, generar la factura y enviarla al cliente. O cuando recibes material de un proveedor y el registros al sistema para hacer inventario y que aparezca al stock. Todo eso son procesos básicos que se pueden realizar desde un solo lugar, más automatizado, centralizado y, sobre todo, mucho más ágil y en pocos clics.

Entonces implementar un ERP parece una ventaja. Sí, sobre todo con respecto a lo que se hacía antiguamente, que eran muchas soluciones individualizadas para procesos concretos. Ahora los ERP aglutinan todo lo que pasa en una empresa y con un solo programa. Y cuando digo todo es todo, desde las fichas de los trabajadores para el departamento de recursos humanos a toda la parte de logística, stocks, almacenes, compras, clientes... Un ERP permite tenerlo todo con una sola entrada de datos.

De acuerdo. El problema es que hay muchos tipos de empresas diferentes, es decir, que tienen necesidades diferentes. ¿En IFR Group creáis ERP personalizados, o cómo lo hacéis para adaptaros a cada empresa? ¡Crear ERP propios para cada empresa sería imposible! Lo que hacemos en IFR es adaptar el programa base con capas de personalización. Entonces, en función de la operativa de cada cliente lo vamos adaptando previendo sus necesidades. Eso sí, esta personalización tiene un límite, y por eso en IFR asesoramos muy bien a los clientes de hasta dónde pueden llegar personalizando el sistema, sobre todo para que no comporte ningún problema de operativa en un futuro.

Y a más personalización, más coste, claro. Sí, una personalización muy grande del sistema ERP alarga su desarrollo, aumentando también el coste. Y es que una vez acabado el proyecto es un producto que queda modificado y que se tiene que mantener. Es otra parte de este coste que a veces es difícil de pensar desde el primer momento.

Y más tiempo de desarrollo. También. El tiempo de implantación de un proyecto estándar es mucho más rápido que el que es una personalización, y tiene un flujo dentro del ciclo de vida que se alarga bastante. Y para no hablar del riesgo. Y es que cuantos más elementos tengamos que intervenir más riesgo tendremos. Un ERP es un conjunto de funcionalidades que están muy interconectadas entre ellas, y si empezamos a tocarlas añadimos un riesgo, que pueda haber alguna ineficiencia o algún error.

¿Y como se instala, o como lo trabajáis vuestro ERP? Lo primero que hacemos con las empresas son sesiones de identificación de todos los procesos, evaluamos los usuarios, los departamentos y las necesidades, e intentamos traducirlo a lo que nos puede aportar el sistema ERP que utilizamos, que es de Microsoft. Intentamos adaptarlo todo al estándar de los procesos del ERP, planteando incluso cambios en la mismo empresa con que trabajamos. Debemos pensar que el ERP de Microsoft tiene procesos predefinidos que están pensados por las mentes más brillantes de las mejores escuelas de negocio del mundo, y que saben que un proceso funciona de una manera muy concreta.

¿Recomendáis incluso cambiar procesos de las empresas? Piensa que nosotros hemos trabajado con centenares de empresas de todo tipo. Si a eso le sumas la experiencia que tenemos con el sistema de procesos del ERP que han creado mentes brillantes, es habitual que podamos recomendar algunas mejoras en el funcionamiento de las empresas. También es habitual que el cliente nos diga que no, que en su empresa se ha trabajado de una determinada manera toda la vida. Nos encontramos con esto a menudo, pero después, al valorar nuestra aportación de mejora, valoran hacer unos cambios que en un futuro pueden ser más interesantes y productivos, y que permitirán mejorar la operativa diaria.

Ahora supongo que va todo a la nube. ¿Ha cambiado el mundo de los ERP? Históricamente, estaban instalados en servidores físicos, dentro de la misma empresa, y ahora efectivamente va todo en la nube, cosa que aporta muchas ventajas, como la actualización automatizada del programa en línea. Eso también puede ser un inconveniente, vuelvo a repetir, si nos encontramos con que hay demasiada personalización en las funcionalidades del ERP.

¿Cuál es el motivo que tienen las empresas para cambiar a vuestro ERP? Quizás lo que vemos más son las que vienen de software antiguo. Encontramos mucha empresa familiar que ha ido creciendo con los años, incluso muy rápidamente, y que los sistemas de gestión se los han quedado antiguos en pocos años, diez o quince. Eso es muy importante, ya que adaptarse a todo lo que sale nuevo al mercado permite seguir creciendo e incluir nuevas áreas de forma rápida. Antes hablábamos de que una de las ventajas del ERP es esta mayor competitividad que te puede dar en tiempo y costes ante tu competencia. Si eres capaz de implantar cambios rápidos, la mejora de los procesos hacen que tú seas más competitivo y hoy día es una de las cosas que más se busca en este sentido.

¿Y ofrecéis formación? Sí, acompañamos todos los procesos del ERP hasta que el cliente sea 100% productivo con la nueva herramienta. Resolvemos dudas, importamos datos antiguos y ofrecemos todo lo que hace falta para ser autónomo.

¿Qué dirías a las empresas que no utilizan el ERP de IFR? Pues que es uno de los ERP más competitivos que hay hoy día en el mercado mundial. El ERP de Microsoft es una solución muy destacada y nosotros hace más de 30 años que trabajamos de forma conjunta, por eso podemos aportar mucho valor añadido de conocimiento de empresa y podemos llevar el ERP a la máxima eficiencia.

¿Cuál es la valoración de los clientes? La implantación de un ERP es un proyecto intenso entre IFR Group y la empresa, y por eso al finalizarlo y ver que hemos mejorado la vida de una empresa es un momento de satisfacción muy grande para todas las dos partes.

¿Tenéis muchos clientes que utilizan el ERP? Tenemos muchos clientes que actualmente están haciendo el cambio de sistemas antiguos a nuevos. Hoy estamos ayudando a muchas empresas a dar un salto cualitativo con ERP nuevos como el Dynamics 3.5 con un potencial y unas características muy destacadas.