Como convertir seis horas de trabajo a diez minutos

Anton nos recibe en la entrada de la sede de IASO, que se encuentra en Lleida, en la antigua Nacional II, dirección Alcarràs. Le decimos que la parte comercial, llena de toldos, todo tipo de pérgolas y un gran mural con los grandes proyectos de la firma leridana, como el techo del gran Allianz Riviera de Niza, tiene buena pinta. Nos responde con una primera primicia, y es que IASO empezará a remodelar el muestrario comercial de la nave de Lleida, con la vista puesta en el hecho de que se acercan a la celebración de los 40 años de la firma.

Anton, hablábamos de cambios a la tienda. ¿También hay cambios a nivel interno o de gestión? Sí. Llevamos dos años muy intensos después de la pandemia y con todo el tema de la transformación digital. El año 2021 nos centramos mucho en la cuestión de la ciberseguridad, con una inversión fuerte. Y este 2022 nos hemos centrado mucho a mejorar todo el flujo de procesos de datos. Todo lo que tiene que ver con el reporting de datos, otra apuesta muy fuerte. A raíz de todos estos cambios nos hemos dado cuenta de que teníamos alguna carencia o algún proceso que no estaba bien definido, y ahora estamos en proceso de cambio y apostante fuerte para ir al detalle del dato.

¿Cuál es el objetivo de optimizar estos procesos? Estos procesos nos ayudan a tener un buen dato. Si está todo bien estructurado y trabajado desde la base, entonces se pueden gestionar muy rápidamente y con un trabajo mínimo utilizando programas específicos, como nuestro ERP, que nos gestiona la empresa leridana IFR desde el 2019. Ellos nos hacen toda la parte de consultoría y desarrollo de la herramienta bajo la demanda nuestra.

¿Podríamos poner un ejemplo de esta agilidad o mejora? Los ejemplos se ven sobre todo en la parte del Power Automate, que sale de la necesidad del departamento de finanzas de la empresa de mejorar una tarea manual que los ocupaba seis horas semanales. Trasladamos el requerimiento a IFR y nos propuso una herramienta de Microsoft que nos permite automatizar y hacer flujos de procesos de forma muy fácil, que lo pueda hacer cualquier usuario y que no comporte partes costosas de programación a medida.

Decías que ocupaba seis horas semanales. Ahora ocupa...? Menos de diez minutos semanales. Es un proceso que va solo, sin tener que intervenir. Aplicas la automatización y se pone en marcha. Diez minutos a la semana.

¿De qué proceso se trata? Se trata de un proceso financiero de cancelación de riesgo bancario que antes tenía una persona ocupada durante seis horas semanales y ahora hacemos con diez minutos.

¿Cómo explicarías qué es el Power Automate? Es brutal. Permite automatizar procesos, te permite hacer flujos de trabajo no sólo con el ERP, sino que conecta cualquier cosa que puedas hacer con un ordenador. Abre automáticamente un Excel, introduce datos de una base de datos, después abre un navegador de internet y hace todo lo que puedas imaginar. Permite acabar con todas estas tareas pesadas, tediosas, monótonas y manuales que sólo traen problemas. Y que además pueden comportar errores humanos. A eso también le hemos dicho adiós.

¿Y qué hace ahora la gente que realizaba estos trabajos? Hace cosas mucho más valiosas para la empresa que van más allá de poner información a un programa informático.

Ya lo sabemos porque hemos hablado muchas veces, pero ahora te toca a ti: ¿cómo definirías un ERP? Yo te diría que está donde están todos los datos de una empresa. Y cada empresa lo hace ir hasta allí donde cree que lo puede llevar o le puede ser útil. Nosotros tenemos cartera de clientes, proveedores, facturación, toda la parte productiva y financiera. Y también tenemos toda la gestión de proyectos de obras. Para nosotros es el nuestro día a día.

¿Te puedes imaginar la empresa sin un ERP? No, sería imposible. Volver al pasado, con las hojas de Excel. Ahora volver a trabajar así sería muy complicado.

¿Con tu experiencia, qué le recomendarías a una empresa grande, media o pequeña que no tenga ERP? De entrada que se informara, porque existen ERP, o programas de gestión, de muchos tipos y adaptados a todos los retos de las empresas. Hay ERP más pequeños que se dedican a llevar la contabilidad y la facturación, o la cartera de clientes y presupuestos, y hay, como nosotros, que incorporan partes más específicas, de gestión de proyectos, producción y logística.

¿No al Excel, pues? Todo lo que sea con intervención humana suele comportar errores, que tarde o temprano llegan. Y al final estos errores, en una empresa grande como la nuestra, pueden ser muy perjudiciales. Es mucho mejor tener una buena base de datos con una buena integridad de datos y que no permita que se pueda escapar nada.

¿Dices que IFR no os instaló este programa, verdad? No, lo hizo otro partner, y en el 2019 contactamos con IFR para que nos llevaran la parte de la consultoría y el desarrollo. Nosotros desde IASO gestionamos el nuestro día a día, pero también surgen necesidades que requieren un consultor y una programación a nivel avanzado. Y esta es la parte que nos aporta IFR. Nos proponen una solución y un presupuesto de horas y tiempo.

¿Y si tenéis alguna duda? Cualquier duda o problema de solución rápida lo terminamos con una consultoría en línea, de una forma más instantánea. La parte de programación ya requiere de un proyecto de más alcance y amplitud de miras.

¿Estáis contentos? Sí, mucho.

¿En qué momento se encuentra IASO? Ahora llevamos dos años muy intensos cambiando flujos de trabajo. De la parte que me afecta, que es la de sistemas, puedo decir que estamos trabajando e invirtiendo en un gran proyecto de ciberseguridad, y también en la parte de datos y del reporting. Tenemos en marcha un proyecto muy ambicioso de transformación digital de la empresa. Ahora tenemos que asentar las bases digitales, tenerlo todo bien perfilado, para después poder crecer más.

¿Estos proyectos de futuro incluyen IFR? Sin duda. IFR es un muy buen partner, de confianza, de una alta calidad técnica y con muy buenos consultores y programadores. Además, son del territorio. Seguiremos trabajando con ellos, estoy seguro. Tanto que ahora, para agilizar todavía más la respuesta de IFR con respecto a consultoría y en tareas de desarrollo, incorporaremos a una persona de IFR de forma subcontratada, que pasará a trabajar para nosotros.